Efisiensi Perusahaan

Written on 00.01 by Ed's-HRM

Dulu ketika bekerja di sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN), kita akan pernah mendengar yang mengatakan bahwa perusahaan-perusahaan BUMN termasuk perusahaan yang inefesiensi, karena banyak terjadi kebocoran sehingga tidak sedikit perusahaan yang dibawah kendali pemerintah ini, hidupnya sangat tergantung dari belas kasihan pemerintah saja dan tidak sedikit juga yang kolaps dan tutup, karena pemerintah tidak sanggup lagi menanggung beban perusahaan selamanya. Dari kebanyakan perusahaan yang kolaps dan tutup tersebut karena disebabkan oleh mismanajemen atau juga karena kalah bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis dan dikelola oleh swasta.

Sebenarnya perusahaan BUMN tidak boleh kalah bersaing dengan perusahaan swasta karena dari sisi modal, perusahaan ini tidak pernah kekurangan namun kenyataannya modal yang masuk banyak yang digunakan bukan untuk tujuan kemajuan perusahaan tetapi lebih banyak kepada biaya entertainment dan meningkatkan kesejahteraan karyawannya. Memang tidak salah jika setiap perusahaan berupaya meningkatkan kesejahteraan karyawan namun jangan sampai perusahaan tidak dapat melakukan investasi atau perubahan dan peningkatan bisnis. Kesejahteraan inilah yang membuat banyak orang tergiur untuk bekerja di perusahaan sejenis BUMN, faktor inilah juga yang membuat orang terlena dan lupa akan kinerja yang harus mereka berikan kepada perusahaan, namun terkadang hal ini bukan sepenuhnya kesalahan mereka tetapi hampir semua perusahaan BUMN terlalu “gemuk” sehingga untuk berlaripun mengalami kesulitan, artinya perbandingan antara volume pekerjaan yang rendah dan jumlah pegawai tinggi, mengakibatkan adanya ketidakseimbangan dalam distribusi pekerjaan, maka sudah jelas, dampaknya akan banyak pegawai yang menganggur dan tidak produktif yang dikemudian hari muncul istilah pengganguran terselubung.

Konotasi negatif yang diberikan kepada perusahaan milik Negara ini membuat perusahaan saingannya yaitu perusahaan swasta menjadi incaran para pemilik modal karena mereka percaya, perusahaan swasta lebih efisien dan berkinerja tinggi. Hampir semua Bank dengan mudah akan memberikan modal kredit kepada perusahaan swasta karena mereka percaya akan kredibelitas perusahaan dilain pihak banyak pencari kerja yang akhirnya ikut masuk ke perusahaan swasta dengan harapan kehidupannya akan berubah setelah bekerja. Tetapi muncul pertanyaan, apakah benar bahwa perusahaan swasta lebih efisien dibanding perusahaan BUMN atau mungkinkah perusahaan BUMN ternyata lebih buruk kinerjanya dibanding perusahaan swasta, ternyata penilaian ini sangat relatif sekali, kita ternyata tidak dapat menggeneralisasi bahwa semua perusahaan BUMN itu tidak mempunyai kinerja yang baik demikian juga sebaliknya bahwa tidak semua perusahaan swasta mempunyai kinerja baik, memang saya tidak melakukan penelitian mengenai hal ini sehingga tidak ada data empiris mengenai perbandingan ini, namun saya termasuk yang beruntung bisa terlibat langsung dalam pengelolaan SDM dikedua jenis perusahaan diatas, sehingga saya bisa merasakan iklim kerja dari masing-masing perusahaan.

Berbekal pengetahuan dan kemampuan yang saya miliki ketika itu maka dengan penuh percaya diri, saya menginginkan sebuah perubahan dalam bekerja dan jalan yang ditempuh adalah mengajukan pengunduran diri dari sebuah perusahaan BUMN besar dimana selama hampir 20 tahun saya mengabdi pada perusahaan itu. Dalam jangka waktu yang tidak lama saya masuk pada dua perusahaan swasta secara berurutan, yang pertama perusahaan swasta yang berlokasi disekitar kota Bandung dan bekerja selama dua tahun kemudian memutuskan untuk resign dan masuk keperusahaan swasta yang berlokasi di pulau Kalimantan, dengan bekerja pada kedua perusahaan swasta maka ada hal-hal yang bisa dijadikan data buat saya, namun ini bukanlah bentuk judgement tetapi lebih kepada upaya saya untuk mendapatkan data, adapun data itu adalah :

1. Kedua perusahaan mempunyai persamaan yaitu pengelolaannya berdasarkan kekuatan modal saja bukan kemampuan manajerial sehingga terlihat sulit melakukan perubahan

2. Tidak terlihat adanya perencanaan strategik, semua proses operasionalnya berdasarkan perintah atasan saja

3. Terjadi pemborosan biaya tanpa adanya kendali yang cukup

Dengan adanya persamaan diatas, ternyata memudahkan saya untuk melakukan pembenahan pada kedua perusahaan dimaksud dan secara kasat mata maupun sisi laporan keuangan maka kini kedua perusahaan mampu lagi bersaing dengan baik. Sebagai tambahan dari tulisan diatas ada baiknya kita juga mempelajari sedikit mengenai bagaimana kita mampu melakukan kegiatan untuk efisiensi pada sebuah perusahaan.

Menuju Superefisiensi

Salah seorang teman dekat saya ada yang fanatik menggunakan mobil station wagon. Alasannya ternyata simple saja, “ soalnya muat ngangkut banyak sih,aku kan bisa barang banyak teman waktu berangkat maupun pulang kantor.” Setelah digali lebih lanjut,ternyata kepuasannya bukan hanya karena bisa berangkat bersam-sama teman sekantor,melainkan juga bisa berhemat karena biaya bahan bakar mobil ditanggung bersama. Selain itu jenis pekerjaan yang menuntutnya pulang agak larut kini bisa dijalani dengan tenang karena selalu ada teman searah yang bisa diajak bareng,bahkan bila kebetulan lelah ada rekan pria yang bersedia mengemudikan mobilnya. Bukan itu saja,rekan-rekan seperjalannya kebetulan bekerja pada divisi yang sama,sehingga komunikasi mengenai pekerjaan kadang berlangsung juga selama perjalanan berangkat maupun pulang.

Suatu saat ketika saya membaca mengenai konsep superefisiensi,ternyata ingatan tentang teman tadi yang pertama muncul. Kebetulan ilustrasi yang diberikan adalah kerjasama sebuah perusahaan produsen yoghurt dan sebuah perusahaan produsen mentega di Amerika. Produk dari kedua perusahaan ini tidak saling berkompetisi ,namun secara kebetulan mereka menerapkan sistem pergudangan yang sama,menggunakan transportasi yang sama dan memiliki pelanggan (supermarket/retailer lainnya) yang sama. Dengan cerdinya keduanya setuju untuk menggabungkan jaringan distribusi mereka menggunakan 1 (satu) truk container untuk mengangkut kedua jenis produk sekaligus.

Ide yang membuahkan pengurangan cost serta peningkatan kepuasan pelanggan ini terus berlanjut,misalnya dengan rencana integrasi proses pemesanan dan penagihan. Program insentif bagi pelanggan yang memesan kombinasi kedua jenis produk dalam jumlah besar juga sedang dirancang. Dengan tujuan keuntungan pada kedua belah pihak,kedua perusahaan yang lazim disebut co-suppliers ini senantiasa mencari proses atau cara yang dapat dilakukan bersama atas dasar efisiensi.

Dalam konteks organisasi masa kini,ternyata penerapan efisiensi saja belum cukup. Padahal belum lama rasanya dunia usaha serentak mencoba benar-benar menghayati dan menerapkan konsep efisiensi dalam menghadapi kondisi perekonomia global yang tidak menggembirakan. Budaya,proses-proses atau operasi kerja yang berlangsung di dalam perusahaan di evaluasi kembali dan dirombak. Tidak jarang perusahaan kemudian bak katak dalam tempurung,terlalu berkutat pada perbaikan kondisi internal sampai mengabaikan pemahaman terhadap pelanggan dan pelayanan terhadap mereka. Alih-alih memenuhi harapan pelanggan,pembaharuan yang kita sodorkan ternyata tidak sesuai atau malah merepotkan pelanggan dalam memanfaatkan jasa kita.

Konsep superefisiensi sebenarnya mengacu pada pengelolaan proses atau tahapan-tahapan kerja bersama mitra ataupun pelanggan kita. Sulitkah? Pada awalnya ya karena aktivitas ini menuntut kesediaan berpikir tidak hanya dalam konteks perusahaan kita sendiri. Secara garis besar,tahapan menuju superefisiensi terbagi atas pemetaan,pengorganisasian,desain ulang dan implementasi.

Pada tahap pemetaan diindetifikasi proses-proses bisnis yang layak untuk didesain ulang,serta pemilihan mitra yang tepat untuk diajak bekerja sama. Contoh adalah salah satu klien kami, sebuah perusahaan manufaktur mengontak perusahaan kami untuk menanyakan apakah ada kesulitan dengan sistim pembelian,pembayaran,maupun bentuk kerjasama lain yang selama ini berlangsung. Sementara itu kedekatan hubungan dengan mitra ataupun pelanggan memungkinkan kita untuk mengenal mereka tidak hanya pada taraf superfisial namun juga sampai sistem dan cara kerja mereka. Dengan demikian kita akan sampai pada pemahaman akan kompetensi teknis mereka,serta kecocokan budaya dalam menerapkan desain ulang antar perusahaan.

Selanjutnya pengorganisasian dengan tanggung jawab utama adalah membuat batasan dan aturan kesepakatan kerjasama; misalnya apa saja yang akan diinvestasikan oleh masing-masing pihak,bagaimana pembagian keuntungan nantinya,serta bagaimana tatacara penyelesaian konflik yang mungkin timbul.

Menginjak tahap desain ulang,dirancang proses baru yang menyeluruh dan dapat mencapai sasaran performance yang diinginkan oleh kedua belah pihak yang terlibat. Rambu-rambu yang harus diperhatikan meliputi lima hal, yaitu :

1. Tujuan dispesifikkan dan diarahkan ke pelanggan utama

2. Proses-proses didesain saling terkait

3. Dijaga benar agar tidak ada aktivitas duplikasi

4. Setiap aktivitas akan dikerjakan oleh pihak yang paling ahli,dan

5. Pengoperasian keseluruhan proses berawal dari dari satu database.

Tahap terakhir, yaitu implementasi menuntut kesabaran berkaitan dengan penerapan sistem baru secara menyeluruh serta sosialisasinya kepada setiap orang di setiap perusahaan. Semboyan “Think big,starts small,move fast” rasanya paling tepat diterapkan pada tahap ini. Dan upaya komunikasi yang terus menerus,mengingat tidak hanya perubahan cara kerja yang dilakukan,namun juga pemikiran dan sikap terhadap perusahaan lain yang bermitra dalam melakukan perubahan ini.

Bagaimana,siapkah perusahaan anda menjadi salah satu pelopor superefisiensi?

If you enjoyed this post Subscribe to our feed